การจัดทำหลักฐานทางการบัญชี ที่สามารถถือเป็นรายจ่ายได้ตามกฎหมาย

บทคัดย่อ

หลักฐานการรับเงินถือเป็นเอกสารทางบัญชีที่สำคัญที่กิจการได้รับมาจากบุคคลภายนอก และใช้เป็นหลักฐานประกอบการบันทึกบัญชีซึ่งหลักฐานดังกล่าวจำเป็นต้องมีรายละเอียดที่ถูกต้องและครบถ้วนตามกฎหมายกำหนด กิจการรวมทั้งผู้ที่เกี่ยวข้องในกิจการควรตระหนักและเข้าใจวิธีการออกหลักฐานการรับเงินอย่างชัดเจน รวมทั้งตรวจสอบความถูกต้องและครบถ้วนของหลักฐานการรับเงินในกรณีที่กิจการเป็นผู้จ่ายเงินอีกด้วย นอกจากนี้ กิจการควรพิจารณาว่ารายจ่ายนั้นเป็นรายจ่ายที่เกี่ยวข้องกับกิจการ และเกิดขึ้นตรงกับงวดบัญชีที่นำมาถือเป็นรายจ่ายของกิจการหรือไม่

ในการดำเนินธุรกิจ กิจการอาจประสบกับปัญหาที่เกิดจากรายจ่ายของกิจการที่ได้จ่ายจริงแต่อาจไม่มีหลักฐานที่เพียงพอเพื่อพิสูจน์ว่ากิจการได้จ่ายไป
ไม่ว่าจะเกิดจากกรณี (1) ผู้รับเงินไม่ออกหลักฐานการรับเงินให้กับผู้จ่ายเงิน
(2) ผู้รับเงินให้หลักฐานการรับเงินที่ไม่สมบูรณ์แก่ผู้จ่ายเงินและ (3) ผู้รับเงินไม่ออกหลักฐานการรับเงินและไม่ยอมให้หักภาษี ณ ที่จ่าย ดังนั้น กิจการควรศึกษาข้อกำหนดของกฎหมายที่เกี่ยวข้อง รวมทั้งข้อหารือของกรมสรรพากรในประเด็นนั้น ๆ เพื่อประโยชน์ของกิจการในการบันทึกบัญชีและเพื่อการชำระภาษีให้ถูกต้องต่อไป หากไม่เช่นนั้นแล้ว กิจการอาจถูกประเมินภาษี เบี้ยปรับ หรือเงินเพิ่ม เพิ่มเติมจากกรมสรรพากร ซึ่งทั้งหมดนี้ล้วนแล้วแต่ทำให้ต้นทุนในการดำเนินกิจการเพิ่มขึ้นทั้งนั้น