การวิเคราะห์เวลาที่ใช้ในการเกษียนหนังสือสั่งการผ่านระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ กรณีตัวอย่างหนังสือราชการภายใต้ส่วนงานวิจัย คณะนิติศาสตร์ มหาวิทยาลัยอุบลราชธานี
คำสำคัญ:
หนังสือราชการ, ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์, เกษียนสั่งการ, วงจรเอกสารบทคัดย่อ
เมื่อรูปแบบการเสนอแฟ้มผู้บริหารได้เปลี่ยนแปลงไปเป็นการสั่งงานออนไลน์ผ่านระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์เป็นเทคโนโลยีสารสนเทศประสิทธิภาพสูง สามารถเข้าถึงการใช้งานได้ทุกที่ ทุกเวลา ซึ่งคณะนิติศาสตร์ มหาวิทยาลัยอุบลราชธานี ได้เริ่มใช้งานมาเป็นเวลา 1 ปี ดังนั้น เพื่อให้เห็นภาพการใช้งานในระบบเกษียนหนังสือสั่งการ จึงได้มีการเก็บข้อมูลระยะเวลาที่ใช้ไปในการเข้าระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์และพิจารณาเกษียนสั่งการ โดยใช้กรณีตัวอย่างจากสายบังคับบัญชาของส่วนงานวิจัย คณะนิติศาสตร์ มหาวิทยาลัยอุบลราชธานี เก็บข้อมูลระหว่างวันที่ 1 มกราคม– 31 ธันวาคม 2563 ใช้การเปรียบเทียบจากเวลาเริ่มต้นกับเวลาสิ้นสุด และคำนวณค่ากึ่งกลางพิสัย (Mid-Range) จากข้อมูล พบว่า มีหนังสือราชการทั้งสิ้น 225 ฉบับ เข้าสู่วงจรการเกษียนหนังสือสั่งการ จำนวน 159 ฉบับ และมีเพียง 132 ฉบับเท่านั้นที่ครบกระบวนการที่เหลืออีกจำนวน 34 ฉบับค้างอยู่ในระบบ DMS เวลาที่ใช้ไปในการเกษียนหนังสือสั่งการรวมทั้งสิ้น 24,056 ชั่วโมง เฉลี่ยแล้วใช้เวลา 182.24 ชั่วโมง ต่อฉบับ ซึ่งหนังสือที่พิจารณานานที่สุดใช้เวลา 720 ชั่วโมง และมีจำนวน 8 ฉบับ ที่เลยกำหนดเวลาตอบกลับ เมื่อเปรียบเทียบการใช้เวลาในการพิจารณาหนังสือแต่ละฉบับของผู้บังคับบัญชาตามสายบังคับบัญชา พบว่าหัวหน้าส่วนงานใช้เวลามากที่สุด เฉลี่ยแล้ว 84.55 ชั่วโมงต่อฉบับ รองลงมาเป็นคณบดีใช้เวลาเฉลี่ย 81 ชั่วโมงต่อฉบับใกล้เคียงกับรองคณบดีใช้เวลาเฉลี่ย 79.83 ชั่วโมงต่อฉบับ ในส่วนของหัวหน้าสำนักงาน ใช้เวลาเฉลี่ย 24.75 ชั่วโมงต่อฉบับ และผู้ปฏิบัติงานบริหาร ใช้เวลาเฉลี่ย 22.64 ชั่วโมง ต่อฉบับ ตามลำดับ จึงได้เสนอแนะให้วางมาตรการควบคุมเวลาการเข้าถึงเอกสารและพิจารณาสั่งการเพื่อให้นำไปปฏิบัติได้ทันเหตุการณ์ ตลอดจนกำหนดบทลงโทษตามสมควรต่อไป
References
จันทร์จิรา ตลับแก้ว และเพ็ญพันธ์ เพชรศร. (2562). การประเมินประสิทธิภาพการใช้งานระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ มหาวิทยาลัยเทคโนโลยีราชมงคลอีสาน. Information-อินฟอร์เมชั่น, 23(1), 23-38.
ณัฐสุรีย์ หวังสถิตวงษ์. (2561). การวิเคราะห์เพื่อพัฒนาการกลั่นกรองและการเขียนหนังสือราชการ. สืบค้นจาก https://ita.kmutnb.ac.th/files/2563/O13-13.pdf
ธราภร อนุเวช. (2563). การใช้ระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ (EDS) ของบุคลากรวิทยาลัยการเมืองการปกครอง มหาวิทยาลัยมหาสารคาม. วารสารการเมืองการปกครอง, 10(3), 228-241.
ประกาศมหาวิทยาลัยอุบลราชธานี เรื่อง การแบ่งส่วนงานภายในที่มีสภานะเทียบเท่าคณะ มหาวิทยาลัยอุบลราชธานี พ.ศ. 2555.
มานิตย์ กุศลคุ้ม. (2562). ความพร้อมต่อการใช้ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ของบุคลากรมหาวิทยาลัยราชภัฏธนบุรี. วารสารมหาวิทยาลัยราชภัฏธนบุรี, 13(2), 171-181.
ระเบียบว่าด้วยการรักษาความลับของทางราชการ พ.ศ. 2544
ระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526
ระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526 (ฉบับแก้ไข) พ.ศ. 2548
รัตติยา ปริชญากร. (2554). การยอมรับและความพึงพอใจที่มีต่อการแจ้งเวียนหนังสือราชการระหว่างการใช้เจ้าหน้าที่กับจดหมายอิเล็กทรอนิกส์. วารสารวิชาการคณะมนุษยศาสตร์และสังคมศาสตร์ มหาวิทยาลัยสงขลานครินทร์ วิทยาเขตปัตตานี, 7(2), 49-64.
วารุณี วรรธนะภูติ และพัชรีวรรณ กิจมี. (2558). ปัจจัยที่ส่งผลต่อการบริหารระบบ สารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ของโรงเรียนในสังกัดสำนักงานเขตพื้นที่การศึกษาประถมศึกษาลำพูนเขต 1 จังหวัดลำพูน. วารสารบัณฑิตศึกษามหาวิทยาลัยฟาร์อีสเทอร์น, 3(1), 260-275.
สารภี สหะวิริยะ. (2562). ปัญหาการใช้งานระบบเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ (E-document) ของบุคลากรคณะวิทยาศาสตร์ และคณะวิศวกรรมศาสตร์มหาวิทยาลัยสงขลานครินทร์วิทยาเขตหาดใหญ่. (สารนิพนธ์ปริญญา รัฐประศาสนศาสตรมหาบัณฑิต สาขาวิชารัฐประศาสนศาสตร์มหาวิทยาลัยสงขลานครินทร์).
Downloads
เผยแพร่แล้ว
How to Cite
ฉบับ
บท
License
บทความที่ได้รับการตีพิมพ์เป็นลิขสิทธิ์ของวารสารสังคมศาสตร์ นิติรัฐศาสตร์ มหาวิทยาลัยราชภัฎร้อยเอ็ด
ความคิดเห็นในบทความและงานเขียน ซึ่งตีพิมพ์ในวารสารฉบับนี้ เป็นความคิดเห็นส่วนบุคคลของผู้ประพันธ์โดยอิสระ กองบรรณาธิการ วารสารสังคมศาสตร์ นิติรัฐศาสตร์ไม่จำเป็นต้องเห็นด้วยเสมอไป หากท่านประสงค์จะนำบทความหรืองานเขียนเล่มนี้ไปตีพิมพ์เผยแพร่ จะต้องได้รับอนุญาตจากผู้ประพันธ์ตามกฎหมายว่าด้วยลิขสิทธิ์
